Il Supporto Giuridico del MIT ha affotanto con il parere n. 4241 un tema ricorrente durante l’eseuzione degli appalti in relazione ai tempi ed agli atti idone su cui iscrivere una riserva.
Si ricorda che il codice stabilisce un quadro normativo (art. 7, commi 1 e 2, dell’Allegato II.14 al d.Lgs. n. 36/2023) in base al quale la riserva deve essere iscritta tempestivamente sul primo atto idoneo successivo al fatto che ha determinato il pregiudizio o alla disposizione impartita dalla stazione appaltante o dalla direzione lavori. La riserva deve poi essere reiterata nel registro di contabilità, che continua a svolgere una funzione di tracciabilità e consolidamento delle contestazioni formulate dall’appaltatore.
Anche se il nuovo Codice mantiene i tradizionali requisiti di specificità, tempestività e quantificazione della pretesa, il sistema non ruota più esclusivamente attorno al registro di contabilità. L’obbligo di immediata contestazione viene infatti anticipato già agli atti della fase esecutiva che documentano il fatto pregiudizievole o le disposizioni impartite dalla direzione lavori.
Il comma 1 dell’art. 7 chiarisce inoltre la funzione stessa delle riserve, che non riguarda soltanto la tutela dell’appaltatore ma anche la tempestiva conoscenza, da parte della stazione appaltante, delle possibili pretese economiche maturate in corso d’opera.
Il questito posto al SG-MIT chiedeve se: 1.Tra tali atti siano compresi i verbali predisposti durante l’esecuzione dei lavori, la nota con cui l’impresa trasmette il cronoprogramma, o la nota ad hoc con cui la ditta esplicita le riserve; 2. In assenza dell’iscrizione delle riserve su uno degli atti idonei precedenti il registro di contabilità, le riserve iscritte sul registro debbano considerarsi intempestive (qualora, ovviamente, la percezione del danno sia precedente il registro di contabilità).
Nel proprio parere, il MIT chiarisce che l’art. 7, comma 2, dell’Allegato II.14 non contiene un elenco tassativo degli atti idonei all’iscrizione delle riserve, ma si ricava che ogni atto che documenta un’interazione tra le parti sulla fase esecutiva è potenzialmente idoneo a ricevere la manifestazione del dissenso (riserva) purché sia idoneo a documentare il fatto pregiudizievole o la disposizione della stazione appaltante.
Secondo il Ministero, può infatti costituire “atto idoneo” qualsiasi documento:
• collegato al procedimento esecutivo;
• idoneo a documentare il fatto pregiudizievole o la disposizione contestata;
• sottoscritto o ricevuto dall’impresa;
• capace di rendere tempestivamente edotta la stazione appaltante dell’esistenza della contestazione.
In questa prospettiva, assumono particolare rilievo:
• verbali di consegna;
• verbali di sospensione e ripresa dei lavori;
• verbali di concordamento nuovi prezzi;
• ordini di servizio;
• altri atti formali della fase esecutiva.
Il MIT evidenzia inoltre che la firma di un verbale o di un ordine di servizio senza alcuna contestazione può assumere un peso decisivo, perché segna il momento oltre il quale la successiva iscrizione nel registro rischia di essere considerata tardiva.
Diverso è invece il ruolo delle comunicazioni informali o delle note trasmesse dall’impresa. E-mail, cronoprogrammi aggiornati o comunicazioni indirizzate alla stazione appaltante possono certamente dimostrare che l’amministrazione fosse già a conoscenza delle criticità segnalate dall’appaltatore, ma non sostituiscono l’iscrizione della riserva sugli atti ufficiali dell’appalto.
Secondo il MIT, quando l’impresa percepisce il fatto pregiudizievole prima della predisposizione del registro di contabilità, la mancata iscrizione della riserva sul primo atto utile comporta la decadenza dalla pretesa economica.
Di conseguenza, se l’appaltatore:
• sottoscrive verbali o ordini di servizio;
• riceve atti esecutivi idonei;
• non formula alcuna contestazione;
• e iscrive la riserva soltanto successivamente nel registro di contabilità,
l’iscrizione deve considerarsi tardiva.
L’impresa, quindi, non può più attendere il solo momento della contabilizzazione, ma deve contestare immediatamente il fatto pregiudizievole sul primo atto disponibile e poi riportare la riserva anche nel registro di contabilità al fine di far emergere immediatamente le contestazioni durante l’esecuzione dell’appalto, finalizzata a consentire alla stazione appaltante una tempestiva valutazione degli effetti economici derivanti dall’andamento dell’appalto.
Sulla base dell’interpretazione del SG-MIT si raccomanda alle imprese di adottare procedure interne capaci di intercettare immediatamente i fatti potenzialmente pregiudizievoli, evitando che verbali o ordini di servizio vengano sottoscritti senza alcuna contestazione. La riserva deve essere formulata già nella fase operativa del cantiere, senza attendere il successivo sviluppo della contabilità lavori.
